Overleaf an der Universität Graz

1. Allgemeine Informationen

Overleaf ist ein cloudbasierter LaTeX-Editor der Firma Digital Science UK Limited, der die gemeinsame Erstellung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Dokumenten unterstützt. Durch die integrierte Versionsverwaltung und die Möglichkeit zur Zusammenarbeit eignet sich Overleaf besonders gut für wissenschaftliche und studentische Projekte. 

Da es sich um einen webbasierten Dienst handelt, arbeiten alle Nutzer:innen stets mit der gleichen und aktuellen Version. Für die Nutzung benötigen Sie lediglich:

  • einen Overleaf-Account und

  • einen aktuellen Webbrowser.

Der Einstieg erfolgt über die UNI GRAZ Standardlösung uniLOGIN (Single Sign-On). Hier kommt der Link der Overleaf-Seite für die Uni Graz hin. Da ist dann unten der Login Button mit SSO.

 

2. Wichtige Hinweise zur Nutzung

Bitte beachten Sie, dass es sich um einen externen Service der Firma Digital Science UK Limited handelt, den die Universität Graz lediglich zur Verfügung stellt. Die Datenverarbeitung erfolgt außerhalb der Infrastruktur der Universität Graz. Die Speicherung erfolgt auf Servern des Cloud-Service-Providers, dessen Sitz sich in den USA befindet.

Um Risiken im Bereich Datenschutz und Informationssicherheit zu minimieren, sind folgende Punkte unbedingt zu beachten:

  • Besprechen Sie die Nutzung von Overleaf vorab mit (potenziellen) Projektpartner:innen oder Fördergeber:innen, da die Daten außerhalb der Universität Graz verarbeitet werden.

  • Personenbezogene Daten im Sinne von Art 4 Z 1 DSGVO dürfen nur verarbeitet werden, wenn dafür eine Einwilligung der betroffenen Personen vorliegt oder die Verarbeitung auf einer sonstigen zulässigen Rechtsgrundlage erfolgt.

  • Die Verarbeitung (Speicherung) besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, Daten zur religiösen oder politischen Überzeugung) ist untersagt. Sollten solche Daten für wissenschaftliche Forschungszwecke zwingend erforderlich sein, wenden Sie sich bitte vorab an das Datenschutzteam der Universität Graz unter datenschutz@uni-graz.at.

  • Vertrauliche sowie streng vertrauliche Forschungsdaten dürfen nicht in Overleaf hochgeladen werden. Darunter fallen Informationen, deren Veröffentlichung oder Verlust einen erheblichen Schaden für die Universität Graz verursachen könnte.

  • Die Verantwortung für die Einhaltung dieser Vorgaben liegt bei der jeweiligen Projekt- oder Institutsleitung.

 

3. Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen von Overleaf

Es gelten die Datenschutzerklärung und Nutzungsbedingungen von Overleaf (Digital Science UK Limited): https://www.overleaf.com/legal

 

4. FAQs zur Nutzung von Overleaf

Der Zugang erfolgt über den Login via SSO mit Ihrem Account der Universität Graz. Nur so kann Ihre Zugehörigkeit zur Universität Graz überprüft werden.

Verfügbare Overleaf-Lizenzen

Studierende der Universität Graz erhalten eine Overleaf-Free-Lizenz. Diese umfasst folgende Funktionen:

  • unbegrenzte Anzahl an Projekten

  • Zusammenarbeit in Echtzeit mit einer weiteren Person 

  • Nutzung von Templates

Wenn Studierende personenbezogene Daten – ohne diesbezügliche Anstellung oder enge Einbindung in ein universitäres Forschungsprojekt („Forschungspraktikant:in“) – ausschließlich für eigenständige Arbeiten (Bachelorarbeiten: § 51 Abs 2 Z 7 UG) bzw wissenschaftliche Arbeiten, die dem Nachweis der Befähigung dienen, wissenschaftliche Themen selbstständig sowie inhaltlich und methodisch vertretbar zu bearbeiten (Diplom- und Masterarbeiten: § 51 Abs 2 Z 8 UG) oder für wissenschaftliche Arbeiten, die dem Nachweis der Befähigung zur selbstständigen Bewältigung wissenschaftlicher Fragestellungen dienen (Dissertationen: § 51 Abs 2 Z 13 UG) verarbeiten, gelten sie rechtlich idR als Verantwortliche im Sinne von Art 4 Z 7 DSGVO und sind daher selbst für die Einhaltung der (datenschutz)rechtlichen Rahmenbedingungen verantwortlich. Im Moodle-Kurs Kurs: Digitale Lernstrecke - Ethikanträge | Moodle werden ein datenschutzrechtlicher Leitfaden für Studierende sowie Muster für die datenschutzrechtliche Informationserteilung und Einwilligungserklärung bereitgestellt (siehe Kachel "Ethikantrag - Aber wie?"). Zu beachten ist jedoch, dass dies ausdrücklich nicht eine datenschutzrechtliche Verantwortungs- oder Haftungsübernahme durch die Universität Graz darstellt. 

Der Zugang erfolgt über den Login via SSO mit Ihrem Account der Universität Graz. Nur so kann Ihre Zugehörigkeit zur Universität Graz überprüft werden.

Mitarbeiter:innen der Universität Graz erhalten kostenlos eine Overleaf-Commons-Lizenz. Zusätzlich zu den Funktionen der Free-Lizenz ermöglicht diese:

  • Umbegrenze Anzahl von Projekten

  • Umbegrenze Zahl von Autor:innen für Dokumente

  • Zusammenarbeit mit anderen Personen in Echtzeit

  • Änderungen in Echtzeit verfolgen

  • vollständigen Versionsverlauf

Ja. Sie müssen lediglich Ihre universitäre E-Mail-Adresse (vorname.nachname@uni-graz.at) in Ihrem Overleaf-Account hinterlegen und als primäre Adresse festlegen. Anschließend können Sie sich via SSO-Login anmelden und auf alle Funktionen der Lizenz der Universität Graz zugreifen. Eine Anleitung dazu finden sie in der Overleaf-Anleitung Joining an Overleaf Commons Subscription.

Ja. Projekte können, sofern erforderlich und rechtlich zulässig, direkt mit Dritten geteilt oder in unterschiedlichen Formaten heruntergeladen werden. Anleitungen dazu finden Sie auf den Webseiten von Overleaf.

  • Personenbezogene Daten dürfen nur mit Einwilligung oder auf einer sonstigen zulässigen Rechtsgrundlage verarbeitet werden.

  • Keine Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten (Art 9 DSGVO).

  • Keine Verarbeitung vertraulicher Forschungsdaten.

Bei inhaltlichen Fragen zur Nutzung von Overleaf oder zu einzelnen Funktionen können Sie sich an die folgenden offiziellen Support-Kanäle wenden: