Datenschutzerklärung uniYOU

Der Universität Graz ist der Schutz personenbezogener Daten ein besonderes Anliegen und wir behandeln alle verarbeiteten personenbezogenen Daten vertraulich und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.

Diese Datenschutzerklärung soll Sie als Nutzer:in von uniYOU gemäß Art 12 und 13 DSGVO über Zweck, Rechtsgrundlage(n) und über Ihre Rechte iZm der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der (technischen) Bereitstellung von uniYOU sowie der in uniYOU stattfindenden Verarbeitungstätigkeiten durch die Universität Graz informieren.

uniYOU ist eine Eigenentwicklung der uniIT und dient der Vereinfachung und Modernisierung administrativer und organisatorischer Prozesse innerhalb der Universität Graz. Das betrifft vor allem Anträge zu administrativen Abläufen.

Betroffene Personengruppen:

Authentifizierte Nutzer:innen (= Mitarbeiter:innen der Universität Graz sowie
externe Personen, die im Rahmen von Kooperationen externe Uni Graz-Accounts
erhalten).

Zweck(e) und Datenarten der Datenverarbeitungen:

a) Accountadministration:

Um uniYOU nutzen zu können, ist eine Authentifizierung erforderlich, die über den zentralen universitären Authentifizierungsdienst uniLOGIN erfolgt.

Bestandsdaten, die dafür aus dem zentralen Verzeichnisdienst der Universität Graz an uniYOU übermittelt werden, sind folgende:

Vor- und Nachname
Universitäre Mailadresse
Eindeutiger Benutzername

Für jede(n) authentifizierte(n) Nutzer:in wird in uniYOU ein persönliches Profil angelegt.

In diesem Zusammenhang werden folgende personenbezogene Daten, die wir teilweise direkt von Ihnen zu Beginn Ihrer Uni-Angehörigkeit (= Dienstbeginn) erhalten haben bzw die wir Ihnen teilweise im Rahmen und für die Dauer Ihrer Angehörigkeit an der Universität Graz bereitstellen, verarbeitet:

AD-Identifier (Ad-Gruppen Zugehörigkeit)
- UserID
- Vorname und Nachname
- Universitäre Mailadresse
- Titel
- Institutszugehörigkeit
- WUP/AUP
- Vertragsart (Beamte, Vertragsbedienstete, KV)
- Dienstvorgesetzte:r
- Zuständige:r Referent:in
- Antragsbezogene Metadaten: zB Status, Datum, Uhrzeit

Zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit werden nutzerspezifische Shortcuts bzw definierte Quicklinks zu bevorzugten Services gespeichert. Diese Einstellungen werden einem Nutzerkonto personenbezogen zugeordnet und in der Datenbank gespeichert, um die individuell präferierte Serviceauswahl bei zukünftigen Zugriffen bereitzustellen. Eine darüberhinausgehende Profilbildung oder automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.

b) Modul- und applikationsbezogene Daten:

Es werden personenbezogene Daten verarbeitet, die für die jeweiligen Prozesse, Funktionen, Module und integrierten Applikationen innerhalb von uniYOU erforderlich sind. Dabei handelt es sich insbesondere um Daten, die im Rahmen spezifischer Formulare angegeben, aus Quellsystemen übernommen oder innerhalb einzelner Anwendungen dargestellt bzw verarbeitet werden. Die jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten finden Sie separat im Punkt „Verarbeitungstätigkeiten“ (siehe Module).

c) Daten- und Systemsicherheit:

Die Verarbeitung Ihrer Verbindungs- und Nutzungsdaten erfolgt, um die Nutzung von uniYOU, die Systemsicherheit und die technische Administration des Dienstes zu gewährleisten:

Verbindungs- und Nutzungsdaten, zB:
- Serverseitige Fehlermeldungen
- Fehlgeschlagene Anmeldeversuche
- Zugriffe auf die Anmelde-URL (IP-Adresse, User Agent)

d) Webapplikations-Analyse (Uni Graz Matomo):

Das Setzen der Webstatistik-Cookies dient der Reichweiten- und Nutzungsmessung, insbesondere um Reports über die aggregierten Webapplikationsaktivitäten (Reichweitenmessung, Abschätzung der Leistung der erforderlichen Server, Analyse der aufgerufenen Inhalte, Erkennung von Navigationsproblemen etc) zusammenzustellen und damit unsere Webapplikation zu verbessern. Folgende Daten werden verarbeitet:

IP-Adresse des anfragenden Rechners
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Daten
Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems
Name Ihres Internet-Zugangs-Providers
Informationen über das Endgerät

Rechtsgrundlage(n) für die Verarbeitungen:

Die Verarbeitung der oben genannten Daten zum Zwecke der Bereitstellung von uniYOU erfolgt einerseits im berechtigten und öffentlichen Interesse zur Wahrnehmung der uns übertragenen Aufgaben im Bereich der Lehre, Forschung und Verwaltung und somit zur Erfüllung des berechtigten und öffentlichen Interesses gemäß Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 3 Z 1 UG durch Bereitstellung eines notwendigen, zweckmäßigen Dienstes. Andererseits auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten Interesses (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) der Universität Graz an der Erfüllung der weiteren Digitalisierung der Verwaltung, der Effizienzsteigerung sowie Datensicherheit und Systemverbesserung sowie der technischen Administration der Netzinfrastruktur.

Matomo:

Matomo ist eine Open-Source-Webanalyseplattform, die an der Universität Graz als selbstgehostete Lösung betrieben wird. Matomo ermöglicht, Informationen über das Verhalten der Websitebesucher:innen zu sammeln, um so Einblicke in das Nutzungsverhalten zu gewinnen und darauf aufbauend die Websitefunktionalität zu verbessern. Die Verarbeitung der Daten iZm Matomo erfolgt dabei insbesondere auf Grund des bestehenden berechtigten und öffentlichen Interesses (Art 6 Abs 1 lit f und e DSGVO iVm §§ 2 und 3 UG) der Universität als öffentliche Einrichtung an der Verbesserung der Webapplikation zur Erfüllung universitärer Aufgaben unter Berücksichtigung der leitenden Grundsätze für die Universitäten bei der Erfüllung ihrer Aufgaben (vgl §§ 2 und 3 UG).

Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung der erzeugten Nutzungsinformationen nicht einverstanden sind, können Sie dieser nachfolgend widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Deaktivierungs-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Deaktivierungs-Cookie gelöscht wird und von Ihnen erneut abgelegt werden muss.

Auf der folgenden Internetseite haben Sie die Möglichkeit, die Datenverarbeitung durch „Matomo“ zu deaktivieren: https://www.uni-graz.at/de/datenschutz

Speicherdauer:

Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Accountadministration verarbeitet werden, werden für die Dauer der Angehörigkeit zur Universität Graz (= Dauer des Dienstverhältnisses) gespeichert und werden danach innerhalb der festgelegten Fristen des Accountbeendigungsverfahrens (ABV) gelöscht. Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Shortcuts verarbeitet werden, werden ebenfalls für die Dauer des Dienstverhältnisses gespeichert bzw solange, bis der Shortcut durch den/die Nutzer:in entfernt wird.

Verbindungs- und Nutzungsdaten zur Daten- und Systemsicherheit werden von der Universität Graz längstens 3 Monate gespeichert.

Die Speicherdauer für die Anträge (inklusive aller Daten und Anhänge) in uniYOU beträgt ab Prozessende (vollständiger Verarbeitung) grundsätzlich 14 Monate. Sofern dies aufgrund der Besonderheiten einzelner Prozesse erforderlich ist, kann die Speicherdauer im Einzelfall länger sein (zB bei Literaturbestellungen, deren Bearbeitung über einen längeren Zeitraum erfolgt).

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Bereitstellung von uniYOU werden ausschließlich uni-intern verarbeitet, außer es wird in Folge Abweichendes dargestellt.

Ihre Rechte:

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verfügen Sie jederzeit über die folgenden Rechte, welche bei der Universität Graz als Verantwortlichen, Mailadresse: rektorsbuero(at)uni-graz.at geltend gemacht werden können:

Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art 15 DSGVO),
Recht auf Berichtigung (Art 16 DSGVO) oder Löschung (Art 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art 18 DSGVO),
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO),
Recht auf Widerspruch (Art 21 DSGVO),
Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art 7 Abs 3 DSGVO), wodurch die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht den datenschutzrechtlichen Vorgaben entspricht, steht Ihnen das Recht zu, sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, dsb@dsb.gv.at), zu beschweren.

Unsere Kontaktdaten:

Unsere Kontaktdaten lauten: Universität Graz, Universitätsplatz 3, 8010 Graz, Mail: rektorsbuero(at)uni-graz.at

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter: dsba(at)uni-graz.at

Allgemeine Datenschutzanfragen richten Sie bitte an: datenschutz(at)uni-graz.at

Verarbeitungstätigkeiten – Einzelne Module:

4.1. Multifaktor-Authentifizierung (MFA)-Reset im Selfservice:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

MFA-Reset wird über uniYOU im Selfservice angeboten, um eine ehemals eingerichtete Multi-Faktor-Authentifizierung von einem Gerät (zB Smartphone) zu löschen, um zB ein anderes Gerät oder eine andere Authentifizierung-Software installieren zu können.

In diesem Modul zusätzlich verarbeitete Daten:

Registrierte Geräte oder Authentifikations-Apps
- Datum der MFA-Einrichtung
- Datum und Uhrzeit des Resets

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Verarbeitung der oben genannten Daten erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses (Art 6 Abs 1 lit f bzw lit e DSGVO iVm § 3 UG) der Universität Graz an der Bereitstellung eines notwendigen, zweckmäßigen Dienstes und an der Gewährleistung der Datensicherheit und Systemverbesserung.

Die Datenverarbeitung ist erforderlich, um die Verwaltung und Administration der Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Benutzer:innenkonten zu ermöglichen, insbesondere zur sicheren Durchführung von MFA-Resets im Selfservice, zur Wiederherstellung des Zugangs bei Gerätewechsel oder Verlust eines Authentifizierungsgeräts sowie zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und eines ordnungsgemäßen Betriebs der Authentifizierungs- und Zugangssysteme der Universität Graz.

Speicherdauer:

Die Daten werden für die Dauer der Angehörigkeit zur Universität Graz gespeichert und werden danach innerhalb der festgelegten Fristen des Accountbeendigungsverfahrens (ABV) gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.2. DeepL Pro:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können authentifizierte Nutzer:innen den DeepL-Übersetzungsdienst nutzen. Dabei kann der Text direkt in das Eingabefeld eingegeben werden oder die Datei PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx) wird in das Eingabefeld gezogen. Der Text wird in weiterer Folge in die jeweils gewählte Sprache übersetzt.

Dafür wird der zu übersetzende Text oder die gesamte Datei an DeepL übermittelt, wobei die eingereichten Texte oder Dokumente nicht für die Verbesserung der Qualität des Übersetzers genutzt werden (Nutzung des DeepL Pro-Abo). Die von Ihnen eingereichten Texte oder Dokumente werden nicht dauerhaft gespeichert und nur vorübergehend vorgehalten, soweit dies für die Erstellung und Übertragung der Übersetzungen oder Verbesserungen notwendig ist.

Nach vollständiger Erbringung der Leistung werden sowohl die eingereichten Texte oder Dokumente als auch deren Übersetzungen oder Verbesserungen gelöscht.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Verwendung von DeepL Pro finden Sie unterhttps://www.deepl.com/de/privacy.

In diesem Modul zusätzlich verarbeitete Daten:

Bei der Nutzung von DeepL Pro werden von dem Anbieter als (Sub-)Auftragsverarbeiter zum Zwecke der (sicheren) Erbringung der Dienste insbesondere folgende Daten für jeden Übersetzungsvorgang verarbeitet (siehe dazu näher unter https://www.deepl.com/de/privacy):

Eingabedaten: Die von dem/der Nutzer:in zur Übersetzung eingegebenen Texte oder hochgeladenen Dokumente
Metadaten: Informationen wie Spracheinstellungen, gewähltes Sprachpaar für die Übersetzung, Zeitpunkt der Anfrage, Dateiformate, Schätzungen des Zeitaufwands für die Übersetzung

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses (Art 6 Abs 1 lit f bzw lit e DSGVO iVm §§ 1 und 3 UG) der Universität Graz an der Bereitstellung des Dienstes zur zeitgemäßen und effizienten Erfüllung der universitären Aufgaben im Bereich der Lehre, Forschung und Verwaltung und an der Erfüllung der Datensicherheit und Systemverbesserung.

Speicherdauer:

DeepL speichert die übermittelten Texte nicht dauerhaft. Nach Abschluss der Übersetzung werden die Daten unmittelbar gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet. Die Schnittstelle zu DeepL erfolgt mittels API. Der zu übersetzende Text oder die gesamte Datei wird zum Zwecke der Übersetzung an DeepL übermittelt.

4.3. Sonderurlaub:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU kann Sonderurlaub (= bezahlte Freistellung aufgrund persönlicher Dienstverhinderung) von Mitarbeiter:innen digital beantragt werden. Der Prozess umfasst die Beantragung des Sonderurlaubs, die Abgabe einer Stellungnahme durch den/die Vorgesetzte:n sowie die Bearbeitung des Antrags durch das Personalmanagement.

Die Verarbeitung der Daten dient der ordnungsgemäßen Abwicklung, Dokumentation und arbeitsrechtlichen Beurteilung von Sonderurlaubsanträgen.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Je nach Art des beantragten Sonderurlaubs werden personenbezogene Daten des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin sowie – soweit für die Bearbeitung erforderlich – personenbezogene Daten von Angehörigen oder sonstigen betroffenen Dritten verarbeitet. Umfang und Art der Datenverarbeitung richten sich nach dem jeweiligen Sonderurlaubstatbestand.

Im Rahmen des digitalen Sonderurlaubs werden insbesondere folgende Daten in uniYOU erfasst:

Eigene Eheschließung/Verpartnerung:

Datum der Eheschließung
Die im erforderlichen Nachweis (Heiratsurkunde oder Partnerschaftsurkunde) enthaltenen Daten

Eheschließung/Verpartnerung naher Angehöriger:

Verwandtschaftsverhältnis (Kind, Stief-, Wahl- oder Pflegekind, Elternteil, Großelternteil, Enkelkind, Geschwister, nahe:r Angehörige:r im gemeinsamen Haushalt)
Name des/der Angehörigen
Datum der Eheschließung oder Verpartnerung
Die im erforderlichen Nachweis (Meldezettel) enthaltenen Daten

Geburt eigener Kinder:

Name des Kindes
Datum der Geburt
Die im erforderlichen Nachweis (Geburtsurkunde) enthaltenen Daten

Lebensgefährliche Erkrankung/Unfall:

Verwandtschaftsverhältnis ([Ehe]Partner:in, [Wahl-/Pflege]Kind oder Elternteil)
Formlose Sachverhaltsdarstellung

Ableben/Bestattung naher Angehöriger:

Verwandtschaftsverhältnis ([Ehe]Partner:in, [Wahl-/Pflege]Kind, Elternteil, Großelternteil, Enkelkind, Geschwister, andere Angehörige im gleichen Haushalt oder Elternteil des Partners/der Partnerin)
Name des/der verstorbenen Angehörigen
Datum des Ablebens
Die im erforderlichen Nachweis (Meldezettel des/der Verstorbenen) enthaltenen Daten

Wohnungswechsel:

Neue Adresse
Datum des Wohnungswechsels
Die im erforderlichen Nachweis (Meldezettel) enthaltenen Daten

Unbedingt erforderliche freie Zeit für Feiertage einer staatlich anerkannten Religionsgemeinschaft:

Bezeichnung der Religionsgemeinschaft
Bekannt gegebene religiöse Feiertage
Ggf Nachweis der Zugehörigkeit zur staatlich anerkannten Religionsgemeinschaft sowie die darin enthaltenen Daten

Persönliche Weiterbildung:

Geplante Weiterbildung
Begründung der Relevanz für den Arbeitsplatz
Die im erforderlichen Nachweis (zB Programm, Anmeldung) enthaltenen Daten

Vorbereitung auf die Lehrabschlussprüfung:

Die im erforderlichen Nachweis (Schreiben zur Lehrabschlussprüfung) enthaltenen Daten

Notwendige ambulante Begleitung eines Kindes unter zwölf Jahren (Krankenhaus/Arzttermine):

Name und Geburtsdatum des Kindes
Formlose Sachverhaltsdarstellung
Die im erforderlichen Nachweis (Zeit-/Aufenthaltsbestätigung) enthaltenen Daten

Katastropheneinsätze oder schwere Unglücke:

Einsatzort sowie (Einsatz)Organisation
Formlose Sachverhaltsdarstellung
Ggf weitere Nachweise

Dienstprüfung von Beamt:innen:

Die im erforderlichen Nachweis enthaltenen Daten

Betroffene Personengruppen:

Je nach Sonderurlaubstatbestand werden personenbezogene Daten folgender Personengruppen verarbeitet:

Daten des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin
Daten von (Ehe)Partner:innen
Daten von Kindern
Daten sonstiger naher Angehöriger

In Fällen, in denen personenbezogene Daten Dritter verarbeitet werden (zB bei Eheschließung, Verpartnerung oder Geburt), wird der/die Mitarbeiter:in vor Absenden des Antrags darauf hingewiesen, dass die Universität davon ausgeht, dass die betroffenen Dritten über die Datenverarbeitung informiert wurden. Darüber hinaus werden die personenbezogenen Daten (Name und E-Mail-Adresse) jener Personen verarbeitet, die eine Stellungnahme zum Antrag abgeben oder den Antrag im Personalmanagement bearbeiten.

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an einer zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses (Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG, sowie § 74 BDG, § 29a VBG sowie § 16 UniversitätenKV sowie BV Sonderurlaube/Dienstverhinderung bzw allfällige Erlässe des zuständigen Bundesministeriums). Die Verarbeitung der Daten ist zur arbeitsrechtlichen Beurteilung und Dokumentation der Abwesenheit erforderlich. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies jeweils zusätzlich auf Grundlage des Art 9 Abs 2 lit b DSGVO.

Speicherdauer:

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.4. Meldung abgeschlossene Ausbildung/Qualifikation:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen neu abgeschlossene Ausbildungen, Qualifikationen oder akademische Abschlüsse digital melden. Der Prozess umfasst die Meldung sowie die Übermittlung entsprechender Nachweise zu Abschlüssen, die während eines aufrechten Arbeitsverhältnisses zur Universität erworben wurden oder nachträglich bekannt gegeben werden sollen.

Die Datenverarbeitung dient der ordnungsgemäßen Dokumentation von Qualifikationen und Ausbildungen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der digitalen Meldung abgeschlossener Ausbildungen/Qualifikationen werden in uniYOU insbesondere folgende Daten erfasst:

Art des Abschlusses bzw der Qualifikation (Habilitation, Abschluss Doktoratsstudium, Abschluss Diplom- oder Masterstudium, Abschluss Bachelorstudium, Reifeprüfung, Lehrabschlussprüfung, sonstige)
Die im jeweiligen Nachweisdokument enthaltenen Daten

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an einer zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses (Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG). Die Bekanntgabe abgeschlossener Ausbildungen/Qualifikationen basiert auf der arbeitsrechtlichen Treue-/Mitwirkungspflicht zur Richtig- und Aktuellhaltung der Personaldaten (gem Art 6 Abs 1 lit e iVm Art 5 Abs 1 lit d und §§ 914, 1151 ABGB). Die Verarbeitung erfolgt insoweit auch zur Erfüllung arbeitsrechtlicher Organisations- und Dokumentationserfordernisse.

Speicherdauer:

Die digitale Meldung und die darin enthaltenen Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.5. Meldung von Änderungen personenbezogener Stammdaten:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen Änderungen ihrer personenbezogenen Stammdaten digital melden. Dies umfasst insbesondere die Meldung einer neuen Adresse, die Meldung einer Änderung des Personenstandes sowie die Meldung einer neuen Bankverbindung.

Die Datenverarbeitung dient der zeitgemäßen, effizienten und ordnungsgemäßen Administration des Arbeitsverhältnisses, insbesondere der Aktualisierung von Personalstammdaten sowie – im Fall der Bankverbindung – der korrekten Abwicklung der Entgeltzahlung.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Je nach Art der gemeldeten Stammdatenänderung werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Adressänderung:

Adresse
Die im Nachweisdokument (zB Auszug aus dem Zentralen Melderegister) enthaltenen Daten
Ggf Daten im Zusammenhang mit der Meldung oder Aktualisierung einer Pendlerpauschale (zB signierter Ausdruck aus dem Pendlerrechner)

Änderung des Personenstandes:

Art der Standesänderung (zB Eheschließung/Verpartnerung, Scheidung/Beendigung der eingetragenen Partnerschaft, Namensänderung, Änderung des Geschlechts, Staatsangehörigkeit)
Die im jeweiligen Nachweisdokument enthaltenen personenbezogenen Daten

Änderung der Bankverbindung:

Geburtsdatum des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin (zur eindeutigen Zuordnung der Meldung)
IBAN
Ggf Bankname und Adresse der Bank (insbesondere bei ausländischen Banken)
Ggf ergänzende Angaben oder Dokumente, die im Rahmen der Meldung übermittelt werden

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an einer zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses (Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG). Die Bekanntgabe aktueller Stammdaten basiert auf der arbeitsrechtlichen Treue-/Mitwirkungspflicht (gem Art 6 Abs 1 lit e iVm insbes §§ 914, 1151 ABGB) sowie der Pflicht aus § 15 UniversitätenKV, jeweils je nach Datenart iVm Art 9 Abs 2 lit b DSGVO.

Speicherdauer:

Die digitale Meldung und die darin enthaltenen Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.6. Pendlerpauschale:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen Pendlerpauschale beantragen oder ändern. Dies betrifft insbesondere jene Fälle, in denen die Meldung nicht im Zusammenhang mit einer Adressänderung erfolgt.

Die Datenverarbeitung dient der zeitgemäßen, effizienten und ordnungsgemäßen Administration des Arbeitsverhältnisses, insbesondere der korrekten lohn- und gehaltsrechtlichen Berücksichtigung der Pendlerpauschale.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der Beantragung der Pendlerpauschale werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Signierter Auszug aus dem Pendlerrechner
Information über die Einstellung einer bisher berücksichtigten Pendlerpauschale
Ggf die im jeweiligen Nachweisdokument enthaltenen personenbezogenen Daten

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Speicherdauer:

Die digitale Meldung und die darin enthaltenen Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.7. Remote Working:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen Anträge auf Remote Working digital stellen, deren Bearbeitungsstatus einsehen sowie den gesamten Prozess elektronisch abwickeln.

Die Datenverarbeitung dient der Vereinfachung, Modernisierung und effizienten Abwicklung der Antragstellung und Genehmigung von mobilem Arbeiten.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen des digitalen Remote-Working-Prozesses werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Antragsteller:in:

Daten zum flexiblen Arbeitszeitmodell (Art der Beantragung, Dauer, Modellauswahl)
Ggf Begründung bei Neuanträgen

Fachvorgesetzte Führungskraft:

E-Mail-Adresse
Stellungnahme bzw Begründung im Rahmen des Genehmigungsprozesses

Personalreferent:innen:

Personalnummer

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an einer zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses sowie der organisatorischen und arbeitsrechtlichen Abwicklung von Remote Working (Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG sowie Art 6 Abs 1 lit b iVm der Richtlinie zum Homeoffice und mobilen Arbeiten an der Universität Graz).

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken (zB zur erleichterten Neubeantragung, Nachvollziehbarkeit bisheriger Anträge sowie zur Übernahme bereits eingegebener Informationen bei Folgeanträgen) gespeichert und anschließend gelöscht. Die im Rahmen der automatisierten Webservice-Abfrage verarbeiteten Daten (Personalnummer) werden nicht gespeichert und nach Abschluss der jeweiligen Aufgabe nicht weiter vorgehalten.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.8. Pflegefreistellung:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen Anträge auf Pflegefreistellung (Freistellung zur Betreuung oder Pflege naher Angehöriger) stellen, deren Bearbeitungsstatus einsehen sowie den gesamten Prozess elektronisch abwickeln.

Die Datenverarbeitung dient der Vereinfachung, Modernisierung und effizienten Abwicklung der Antragstellung und Genehmigung von Pflegefreistellungen.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen des digitalen Pflegefreistellungs-Prozesses werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Antragsteller:in:

E-Mail-Adresse
Art der Pflegefreistellung (mit offenem Ende oder bereits abgeschlossene Pflegefreistellung)
Datum der Pflegefreistellung

Fachvorgesetzte Führungskraft:

E-Mail-Adresse

Ggf zusätzlich zu benachrichtigende Personen:

E-Mail-Adresse

Pflegende bzw betreuende Person:

Verwandtschaftsverhältnis ([Ehe]Partner:in, [Wahl-/Pflege]Kind, Elternteil, Großelternteil, Enkelkind, Geschwister, andere Angehörige im gleichen Haushalt oder Elternteil des Partners/der Partnerin)
Name der zu pflegenden bzw betreuenden Person

Weiters werden insbesondere noch folgende Daten in uniYOU erfasst:

Anlassfall (Krankenpflegefreistellung oder ambulante Begleitungsfreistellung)
Die in der erforderlichen Bestätigung enthaltenen personenbezogenen Daten

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an einer zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses sowie der organisatorischen und arbeitsrechtlichen Abwicklung der Pflegefreistellung (Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG). Die Datenverarbeitungen iZm der Abwicklung einer Pflegefreistellung erfolgen gem § 16 UrlG bzw § 76 BDG 1979. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies jeweils zusätzlich auf Grundlage des Art 9 Abs 2 lit b DSGVO.

Speicherdauer:

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.9. Datenverarbeitungen im Bereich Beschäftigung, Einstufung & Entwicklung:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen eine Bewertung ihres Arbeitsplatzes zur Überprüfung der dienstrechtlichen Einstufung beantragen sowie Coachings erfassen.

Die Datenverarbeitung dient der Vereinfachung, Modernisierung und effizienten Abwicklung der Antragstellung und Genehmigung von Arbeitsplatzeinstufungen sowie der Erfassung von Coachings für Mitarbeiter:innen und Führungskräfte.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der Einstufungsbewertung werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Antragsteller:in:

E-Mail-Adresse
Name
Informationen zum Arbeitsplatz (zB Institut/Abteilung, aktuelle Einstufung und angestrebte Einstufung)

Fachvorgesetzte Führungskraft:

E-Mail-Adresse

Leiter:in Organisationseinheit:

E-Mail-Adresse

Ggf zusätzlich zu benachrichtigende Personen (zB Instituts-/Zentrums-/Abteilungs-/Projektleiter:in):

E-Mail-Adresse

Weiters werden insbesondere noch folgende personenbezogene Daten in uniYOU erfasst:

Begründung
Die in den hochgeladenen erforderlichen Dokumenten enthaltenen personenbezogenen Daten

Im Rahmen der Erfassung von Coachings werden in uniYOU insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Antragsteller:in: Angabe, ob Mitarbeiter:in oder Führungskraft
Name des Coaches

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung bei der Einstufungsbewertung erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an einer zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses sowie der organisatorischen und arbeitsrechtlichen Abwicklung von Einstufungsbewertungen bzw Höherbewertungen (Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG und § 50 Abs 7 UniversitätenKV (AUP) sowie BV zur Überprüfung der Einreihung des Allgemeinen Universitätspersonals bzw § 47 UniversitätenKV (WUP) iVm mit dem allgemeinen arbeitsrechtlichen Anspruch auf richtige Einstufung.

Die Datenverarbeitung bei der Erfassung von Coachings erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an einer effizienten Ausgestaltung der Personalstrategie sowie der Dokumentation, welche Fördermaßnahmen und Anreize zur Zielerreichung in der Personalentwicklung gesetzt werden (Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12und § 13 Abs 2 Z 1 lit a UG).

Speicherdauer:

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.10. Datenvorfall melden:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen Datenvorfälle digital melden.

Die Datenverarbeitung dient der Vereinfachung, Modernisierung und effizienten Abwicklung der Meldung von Data Breaches, insbesondere um die gesetzliche Frist von 72h für eine allfällige Meldung des Vorfalles an die Datenschutzbehörde einhalten zu können.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der digitalen Data Breach-Meldung werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Person, die Data Breach meldet:

E-Mail-Adresse
Name
Ggf Telefonnummer

Angaben zum Vorfall:

• Inhaltsdaten aus der Beschreibung des Vorfalls

Datenarten (zB Daten der Universität oder private Daten, Personendaten, Gesundheitsdaten)
Beschreibung des Vorfalls, insbesondere welche Personen vom Vorfall betroffen sind (zB Mitarbeiter:innen der Universität Graz, Proband:innen)

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an einer effizienten Ausgestaltung der Meldung von Datenschutzvorfällen sowie der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen (Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG sowie Art 6 Abs 1 lit c DSGVO iVm Art 33 und 34 DSGVO). Bei freiwilliger Angabe einer (privaten) Telefonnummer erfolgt deren Verarbeitung auf Basis der damit erteilten Einwilligung (Art 6 Abs 1 lit a DSGVO).

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken (zB zur Nachvollziehbarkeit bereits gemeldeter Vorfälle, zur erleichterten Bearbeitung von Rückfragen sowie zur Übernahme bereits eingegebener Informationen bei ergänzenden Meldungen oder Folgemeldungen) gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich uni-intern verarbeitet.

4.11. Datenverarbeitungen im Bereich Finanzen & Kostenerstattungen:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen Mietkostenrefundierungen für Veranstaltungen im Unicorn sowie Kostenbeiträge für wissenschaftliche Veranstaltungen beantragen. Die Datenverarbeitung dient der effizienten Ausgestaltung der Mietkostenrefundierung sowie der Vergabe von Kostenbeiträgen für wissenschaftliche Veranstaltungen.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der digitalen Mietkostenrefundierung bzw Beantragung von Kostenbeiträgen werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Daten zum/zur Antragsteller:in: Name, E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit
E-Mail-Adresse sonstiger Kontaktpersonen
Angaben zur Veranstaltung (zB Titel, Zeitraum/Zeitpunkt, Kurzbeschreibung, Programm)
Angaben zu Kosten, Finanzierung und Förderungen (zB Gesamtkosten, beantragter Kostenbeitrag, vorhandene Mittel, beantragte oder zugesagte Förderungen/Subventionen, Kostenstelle/Innenauftragsnummer)
Name(n) der Kooperationspartner:innen bzw Fördergeber:innen
Angaben zu Vortragenden und deren institutioneller Anbindung
Sonstige personenbezogene Daten, die in den Dateianlagen enthalten sind (zB Programmübersichten, Einladungen)

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an einer effizienten Ausgestaltung der Mietkostenrefundierung bzw der Vergabe von Kostenbeiträgen für wissenschaftliche Veranstaltungen (Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG) sowie zur Durchführung (arbeits-)vertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person durch aktive Beantragung erfolgen (gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Die Nichtbereitstellung der Daten steht der Abwicklung der Beantragung entgegen.

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken (zB zur Nachvollziehbarkeit bereits gestellter Anträge, zur erleichterten Bearbeitung von Rückfragen sowie zur Übernahme bereits eingegebener Informationen bei Folgeanträgen) gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.12. Datenverarbeitungen im Bereich Lehre, Forschung & Publikationen:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen den Ankauf von Literatur (Printausgabe oder E-Books) vorschlagen sowie die Kostenübernahme für die Veröffentlichung eines Open-Access-Artikels/Buches beantragen. Die Datenverarbeitung dient der effizienten Ausgestaltung der digitalen Literaturbestellung sowie der Kostenübernahme für die Veröffentlichung eines Open-Access-Artikels/Buches.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der digitalen Literaturbestellung werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

E-Mail-Adresse des Antragstellers/der Antragstellerin
Angaben zur Veröffentlichung (zB Autor:in, sonstige Anmerkungen)

Im Rahmen der Beantragung der Kostenübernahme für die Veröffentlichung eines Open-Access-Artikels/Buches werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

E-Mail-Adresse des Antragstellers/der Antragstellerin
Name Autor:in, Zugehörigkeit, ORCID ID
Sonstige Angaben zur Publikation

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an einer effizienten Ausgestaltung der digitalen Literaturbestellung sowie der Kostenübernahme für die Veröffentlichung eines Open-Access-Artikels/Buches (Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG) sowie zur Durchführung (arbeits-)vertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person durch aktive Literaturbestellung bzw Beantragung auf Kostenübernahme erfolgen (gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Die Nichtbereitstellung der Daten steht der Abwicklung der Bestellung bzw Beantragung entgegen.

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken (zB zur Nachvollziehbarkeit bereits gestellter Bestellungen bzw Anträge, zur erleichterten Bearbeitung von Rückfragen sowie zur Übernahme bereits eingegebener Informationen bei Folgeanträgen oder weiteren Publikationsmeldungen) gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.13. Datenverarbeitungen im Bereich Ressourcen & Services:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen Wäsche, Papier, Toner, Visitenkarten und Präsentationsmaterial bestellen sowie Co-Kontierungen für Druckerabrechnungen beantragen. Die Datenverarbeitung dient der effizienten Ausgestaltung der digitalen Bestellung und Verrechnung im Bereich Ressourcen & Services.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der digitalen Wäsche-, Papier-, Toner-, Visitenkarten-, Präsentationsmaterialbestellung sowie Beantragung von Co-Kontierungen werden in uniYOU insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Name, Adresse und Telefonnummer der Ansprechperson
Institut/Abteilung
Kostenstelle/Innenauftragsnummer
Name des/der Anweisungsberechtigten

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an einer effizienten Ausgestaltung der digitalen Bestellung und Verrechnung im Bereich Ressourcen & Services (Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG) sowie zur Durchführung (arbeits-)vertraglicher Maßnahmen, die auf Anfrage der betroffenen Person durch Bestellung erfolgen (gem Art 6 Abs 1 lit b DSGVO). Die Nichtbereitstellung der Daten steht der Abwicklung der Bestellung bzw Verrechnung entgegen.

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken (zB zur Nachvollziehbarkeit bereits erfolgter Bestellungen, zur erleichterten Bearbeitung von Rückfragen sowie zur Übernahme bereits eingegebener Informationen bei Folgebestellungen) gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.14. Datenverarbeitungen im Bereich Activity Dashboard:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

Das Activity Dashboard bündelt und präsentiert wissenschaftliche Aktivitäten und Leistungen wissenschaftlicher Mitarbeiter:innen der Universität Graz transparent und nachvollziehbar. Es konsolidiert Daten aus verschiedenen Quellen zentral und unterstützt die strategischen Ziele der Institution gemäß dem CoARA Commitment.

Das Dashboard dient der Optimierung universitärer Verwaltungsprozesse, insbesondere für Mitarbeitendengespräche, Weiterentwicklung und wissenschaftliche Kommunikation. Wissenschaftliche Mitarbeiter:innen können ihre Expertise darstellen sowie die Aktivitäten ihrer Kolleg:innen erkunden. Das Dashboard fördert so Zusammenarbeit, Koordination und Transparenz in Forschung und Lehre.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen des Activity Dashboards werden in uniYOU insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Personenstammdaten und Kontaktdaten (zB Name, Titel, organisatorische Zuordnung, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Postadresse, Lichtbild)
Daten zu wissenschaftlichen Aktivitäten und Leistungen (zB Publikationen, Projekte, Präsentationen, Patente, Veranstaltungen, Gutachten, Forschungsprofile, Arbeitsgebiete, Expertise, Funktionen)
Daten zu Lehr- und Betreuungstätigkeiten (zB abgenommene Prüfungen, betreute Abschlussarbeiten, Kontaktstunden)
Daten zu Funktionen und Rollen innerhalb der Universität Graz
Daten zu wissenschaftlicher Karrierestufe, Beschäftigungsausmaß, Anstellungsdauer und Karriereunterbrechungen
Angaben aus freiwilligen eigenständigen Eingaben in den jeweiligen Quellsystemen (zB Forschungsportal oder UNIGRAZonline)

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die spezifischen Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung variieren je nach Nutzung:

a) Mitarbeiter: innen, die im Rahmen des Studien-/Forschungs- und Verwaltungsbetriebes das Activity Dashboard im Rahmen ihrer Tätigkeiten nutzen:

Die Verarbeitung der oben genannten Daten zum Zwecke der Bereitstellung des Dienstes erfolgt im öffentlichen bzw berechtigten Interesse zur Wahrnehmung der der Universität übertragenen Aufgaben im Bereich der Lehre, Forschung und Verwaltung und somit zur Erfüllung des öffentlichen bzw berechtigten Interesses gemäß Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm insb § 3 UG. Weiters liegt ein berechtigtes Interesse (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) der Universität Graz an einer effizienten Kommunikation ihrer Mitarbeiter:innen in der Verwaltung sowie ein berechtigtes Interesse der Universität Graz an der Wahrung der Datensicherheit und der Systemverbesserung vor.

b) Mitarbeiter:innen, die das Activity Dashboard im Rahmen von selbstständigen Ad-Personam-Projekten (§ 26 UG Forschungsförderung und Auftragsforschung) nutzen:

Die Verarbeitung der oben genannten Daten erfolgt aufgrund der durch Nutzung des Dienstes angenommenen Nutzungsbedingungen und somit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Art 6 Abs 1 lit b DSGVO und auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten Interesses (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) der Universität Graz an der Erfüllung der Datensicherheit und Systemverbesserung.

Speicherdauer:

Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Accountadministration verarbeitet werden, werden für die Dauer der Angehörigkeit zur Universität Graz (= Dauer des Dienstverhältnisses) gespeichert und werden danach innerhalb der festgelegten Fristen des Accountbeendigungsverfahrens (ABV) gelöscht. Verbindungs- und Nutzungsdaten zur Daten- und Systemsicherheit werden von der Universität Graz längstens 3 Monate gespeichert.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet. Die Sichtbarkeit einzelner Inhalte richtet sich nach den jeweiligen Systemeinstellungen und den definierten Sichtbarkeitsstufen innerhalb des Activity Dashboards.

4.15. Datenverarbeitungen im Bereich Information & Kommunikation (YOUknow, Nachrichten & Servicemeldungen):

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU werden Informations-, Kommunikations- und Intranetfunktionen bereitgestellt. Dies umfasst insbesondere YOUknow als internes Informationsportal der Universität Graz, allgemeine Nachrichten, Bereichsnews einzelner Organisationseinheiten sowie Servicemeldungen.

Die Datenverarbeitung dient der zeitgemäßen, effizienten und zielgerichteten internen Information und Kommunikation innerhalb der Universität Graz sowie der Bereitstellung arbeitsplatzbezogener und organisatorischer Informationen für Mitarbeiter:innen.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der Informations- und Kommunikationsfunktionen werden in uniYOU insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Name und organisatorische Zuordnung von Autor:innen bzw Ansprechpartner:innen
Kontaktdaten (zB E-Mail-Adresse)
Inhaltsdaten aus Beiträgen, Nachrichten, Servicemeldungen und Intranetinhalten
Bereichs- und Organisationszugehörigkeit
Veröffentlichungs- und Änderungszeitpunkte von Beiträgen

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an einer effizienten internen Kommunikation, Information und Organisation im Rahmen der universitären Verwaltung, Forschung und Lehre (Art 6 Abs 1 lit f bzw lit e DSGVO iVm § 3 UG).

Speicherdauer:

Die Daten werden für die Dauer der Veröffentlichung bzw solange gespeichert, wie dies für Dokumentations-, Informations- und Organisationszwecke erforderlich ist. Nicht mehr benötigte Inhalte werden gelöscht oder aktualisiert.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.16. KI-gestützte Such- und Assistenzfunktionen (uniAI):

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU werden KI-gestützte Such- und Assistenzfunktionen („uniAI“) bereitgestellt. Nutzer:innen können Suchanfragen und Eingaben tätigen, um universitätsbezogene Informationen, Inhalte und Dokumente effizienter aufzufinden und aufzubereiten.

Die Datenverarbeitung dient der Verbesserung der Informationssuche, der Unterstützung administrativer und organisatorischer Arbeitsprozesse sowie der effizienten Nutzung universitärer Informationsangebote.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der Nutzung von uniAI werden insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Suchanfragen und Eingaben der Nutzer:innen
Technische Nutzungs- und Protokolldaten
Benutzerkennung
Inhalte und Informationen, die im Rahmen der Suchanfrage verarbeitet oder dargestellt werden

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses der Universität Graz an der Bereitstellung moderner digitaler Informations- und Assistenzsysteme zur Unterstützung universitärer Aufgaben in Forschung, Lehre und Verwaltung (Art 6 Abs 1 lit f bzw lit e DSGVO iVm § 3 UG) sowie an der Gewährleistung der Datensicherheit und Systemverbesserung.

Speicherdauer:

Technische Nutzungs- und Protokolldaten werden ausschließlich im erforderlichen Ausmaß und für die Dauer gespeichert, die zur Gewährleistung der Systemsicherheit, Fehleranalyse und technischen Administration notwendig ist.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4 Verarbeitungstätigkeiten – Einzelne Module:

4.1. Multifaktor-Authentifizierung (MFA)-Reset im Selfservice:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In diesem Modul zusätzlich verarbeitete Daten:

Registrierte Geräte oder Authentifikations-Apps
- Datum der MFA-Einrichtung
- Datum und Uhrzeit des Resets

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Verarbeitung der oben genannten Daten erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses (Art 6 Abs 1 lit f bzw lit e DSGVO iVm § 3 UG) der Universität Graz an der Bereitstellung eines notwendigen, zweckmäßigen Dienstes und an der Erfüllung der Datensicherheit und Systemverbesserung.

Speicherdauer:

Die Daten werden für die Dauer der Angehörigkeit zur Universität Graz gespeichert und werden danach innerhalb der festgelegten Fristen des Accountbeendigungsverfahrens (ABV) gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.2. DeepL Pro:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können authentifizierte Nutzer:innen den DeepLÜbersetzungsdienst nutzen. Dabei kann der Text direkt in das Eingabefeld eingegeben werden oder die Datei PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx) wird in das Eingabefeld hereingezogen. Der Text wird dabei in die jeweils gewählte Sprache übersetzt.

Dafür wird der zu übersetzende Text oder die gesamte Datei an DeepL übermittelt, wobei hier das DeepL Pro-Abo genutzt wird und somit die eingereichten Texte oder Dokumente nicht für die Verbesserung der Qualität des Übersetzers genutzt werden. Die von Ihnen eingereichten Texte oder Dokumente werden nicht dauerhaft gespeichert und nur vorübergehend vorgehalten, soweit dies für die Erstellung und Übertragung der Übersetzungen oder Verbesserungen notwendig ist.

Nach vollständiger Erbringung der Leistung werden sowohl die eingereichten Texte oder Dokumente als auch deren Übersetzungen oder Verbesserungen gelöscht.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Verwendung von DeepL Pro finden Sie unterhttps://www.deepl.com/de/privacy.

In diesem Modul zusätzlich verarbeitete Daten: Bei der Nutzung von DeepL Pro werden insbesondere folgende Daten für jeden Übersetzungsvorgang verarbeitet (siehe dazu näher unter https://www.deepl.com/de/privacy):

Eingabedaten: Die von der Nutzer:in zur Übersetzung eingegebenen Texte oder hochgeladenen Dokumente
Metadaten: Informationen wie Spracheinstellungen, gewähltes Sprachpaar für die Übersetzung, Zeitpunkt der Anfrage, Dateiformate, Schätzungen des Zeitaufwands für die Übersetzung

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses (Art 6 Abs 1 lit f bzw lit e DSGVO iVm § 3 UG) der Universität Graz an der Bereitstellung des Dienstes und an der Erfüllung der Datensicherheit und Systemverbesserung.

Speicherdauer:

DeepL speichert die übermittelten Texte nicht dauerhaft. Nach Abschluss der Übersetzung werden die Daten unmittelbar gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet. Die Schnittstelle zu DeepL erfolgt mittels API.

4.3. Sonderurlaub:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

Die Verarbeitung der Daten dient der ordnungsgemäßen Abwicklung, Dokumentation und arbeitsrechtlichen Beurteilung von Sonderurlaubsanträgen.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen des digitalen Sonderurlaubs werden insbesondere folgende Daten in uniYOU erfasst:

Eigene Eheschließung/Verpartnerung:

Datum der Eheschließung
Die im erforderlichen Nachweis (Heiratsurkunde oder Partnerschaftsurkunde) enthaltenen Daten

Eheschließung/Verpartnerung naher Angehöriger:

Verwandtschaftsverhältnis (Kind, Stief-, Wahl- oder Pflegekind, Elternteil, Großelternteil, Enkelkind, Geschwister, nahe:r Angehörige:r im gemeinsamen Haushalt)
Name des/der Angehörigen
Datum der Eheschließung oder Verpartnerung
Die im erforderlichen Nachweis (Meldezettel) enthaltenen Daten

Geburt eigener Kinder:

Name des Kindes
Datum der Geburt
Die im erforderlichen Nachweis (Geburtsurkunde) enthaltenen Daten

Lebensgefährliche Erkrankung/Unfall:

Verwandtschaftsverhältnis ([Ehe]Partner:in, [Wahl-/Pflege]Kind oder Elternteil)
Formlose Sachverhaltsdarstellung

Ableben/Bestattung naher Angehöriger:

Verwandtschaftsverhältnis ([Ehe]Partner:in, [Wahl-/Pflege]Kind, Elternteil, Großelternteil, Enkelkind, Geschwister, andere Angehörige im gleichen Haushalt oder Elternteil des Partners/der Partnerin)
Name des/der verstorbenen Angehörige:n
Datum des Ablebens
Die im erforderlichen Nachweis (Meldezettel des/der Verstorbenen) enthaltenen Daten

Wohnungswechsel:

Neue Adresse
Datum des Wohnungswechsels
Die im erforderlichen Nachweis (Meldezettel) enthaltenen Daten

Unbedingt erforderliche freie Zeit für Feiertage einer staatlich anerkannten Religionsgemeinschaft:

Bezeichnung der Religionsgemeinschaft
Bekannt gegebene religiöse Feiertage
Ggf Nachweis der Zugehörigkeit zur staatlich anerkannten Religionsgemeinschaft sowie die darin enthaltenen Daten

Persönliche Weiterbildung:

Geplante Weiterbildung
Begründung der Relevanz für den Arbeitsplatz
Die im erforderlichen Nachweis (zB Programm, Anmeldung) enthaltenen Daten

Vorbereitung auf die Lehrabschlussprüfung:

Die im erforderlichen Nachweis (Schreiben zur Lehrabschlussprüfung) enthaltenen Daten

Notwendige ambulante Begleitung eines Kindes unter zwölf Jahren (Krankenhaus/Arzttermine):

Name und Geburtsdatum des Kindes
Formlose Sachverhaltsdarstellung
Die im erforderlichen Nachweis (Zeit-/Aufenthaltsbestätigung) enthaltenen Daten

Katastropheneinsätze oder schwere Unglücke:

Einsatzort sowie (Einsatz)Organisation
Formlose Sachverhaltsdarstellung
Ggf weitere Nachweise

Dienstprüfung von Beamt:innen:

Die im erforderlichen Nachweis enthaltenen Daten

Betroffene Personengruppen:

Je nach Sonderurlaubstatbestand werden personenbezogene Daten folgender Personengruppen verarbeitet:

Daten des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin
Daten von (Ehe)Partner:innen
Daten von Kindern
Daten sonstiger naher Angehöriger

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG, sowie § 74 BDG, § 29a VBG sowie § 16 UniversitätenKV sowie BV Sonderurlaube/Dienstverhinderung bzw allfällige Erlässe des zuständigen Bundesministeriums. Die Verarbeitung der Daten ist zur arbeitsrechtlichen Beurteilung und Dokumentation der Abwesenheit erforderlich. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies zusätzlich auf Grundlage des Art 9 Abs 2 lit b DSGVO.

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.4. Meldung abgeschlossene Ausbildung/Qualifikation:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der ordnungsgemäßen Dokumentation von Qualifikationen und Ausbildungen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der digitalen Meldung abgeschlossener Ausbildungen/Qualifikationen werden in uniYOU insbesondere folgende Daten erfasst:

Art des Abschlusses bzw der Qualifikation (Habilitation, Abschluss Doktoratsstudium, Abschluss Diplom- oder Masterstudium, Abschluss Bachelorstudium, Reifeprüfung, Lehrabschlussprüfung, sonstige)
Die im jeweiligen Nachweisdokument enthaltenen Daten

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG.

Speicherdauer:

Die digitale Meldung und die darin enthaltenen Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.5. Meldung von Änderungen personenbezogener Stammdaten:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Je nach Art der gemeldeten Stammdatenänderung werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Adressänderung:

Neue Adresse
Die im Nachweisdokument (zB Auszug aus dem Zentralen Melderegister) enthaltenen Daten
Ggf Daten im Zusammenhang mit der Meldung oder Aktualisierung einer Pendlerpauschale (zB signierter Ausdruck aus dem Pendlerrechner)

Änderung des Personenstandes:

Art der Standesänderung (zB Eheschließung/Verpartnerung, Scheidung/Beendigung der eingetragenen Partnerschaft, Namensänderung, Änderung des Geschlechts, Staatsangehörigkeit)
Die im jeweiligen Nachweisdokument enthaltenen personenbezogenen Daten

Änderung der Bankverbindung:

Geburtsdatum des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin (zur eindeutigen Zuordnung der Meldung)
IBAN
Ggf Bankname und Adresse der Bank (insbesondere bei ausländischen Banken)
Ggf ergänzende Angaben oder Dokumente, die im Rahmen der Meldung übermittelt werden

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG.

Speicherdauer:

Die digitale Meldung und die darin enthaltenen Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.6. Pendlerpauschale:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen Pendlerpauschale beantragen oder ändern. Dies betrifft insbesondere jene Fälle, in denen die Meldung nicht im Zusammenhang mit einer Adressänderung erfolgt.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der Beantragung der Pendlerpauschale werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Signierter Auszug aus dem Pendlerrechner
Information über die Einstellung einer bisher berücksichtigten Pendlerpauschale
Ggf die im jeweiligen Nachweisdokument enthaltenen personenbezogenen Daten

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG sowie § 16 Abs 1 Z 6 EStG.

Speicherdauer:

Die digitale Meldung und die darin enthaltenen Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.7. Remote Working:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen Anträge auf Remote Working digital stellen, deren Bearbeitungsstatus einsehen sowie den gesamten Prozess elektronisch abwickeln.

Die Datenverarbeitung dient der Vereinfachung, Modernisierung und effizienten Abwicklung der Antragstellung und Genehmigung von mobilem Arbeiten.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen des digitalen Remote-Working-Prozesses werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Antragsteller:in:

Daten zum flexiblen Arbeitszeitmodell (Art der Beantragung, Dauer, Modellauswahl)
Ggf Begründung bei Neuanträgen

Fachvorgesetzte Führungskraft:

E-Mail-Adresse
Stellungnahme bzw Begründung im Rahmen des Genehmigungsprozesses

Personalreferent:innen:

Personalnummer

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses sowie der organisatorischen und arbeitsrechtlichen Abwicklung von Remote Working. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG.

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken gespeichert und anschließend gelöscht. Die im Rahmen der automatisierten Webservice-Abfrage verarbeiteten Daten (Personalnummer) werden nicht gespeichert, sondern nach Abschluss der jeweiligen Aufgabe nicht weiter vorgehalten.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.8. Pflegefreistellung:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der Vereinfachung, Modernisierung und effizienten Abwicklung der Antragstellung und Genehmigung von Pflegefreistellungen.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen des digitalen Pflegefreistellungs-Prozesses werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Antragsteller:in:

E-Mail-Adresse
Art der Pflegefreistellung (mit offenem Ende oder bereits abgeschlossene Pflegefreistellung)
Datum der Pflegefreistellung

Fachvorgesetzte Führungskraft:

E-Mail-Adresse

Ggf zusätzlich zu benachrichtigende Personen:

E-Mail-Adresse

Pflegende bzw betreuende Person:

Verwandtschaftsverhältnis ([Ehe]Partner:in, [Wahl-/Pflege]Kind, Elternteil, Großelternteil, Enkelkind, Geschwister, andere Angehörige im gleichen Haushalt oder Elternteil des Partners/der Partnerin)
Name der zu pflegenden bzw betreuenden Person

Weiters werden insbesondere noch folgende Daten in uniYOU erfasst:

Anlassfall (Krankenpflegefreistellung oder ambulante Begleitungsfreistellung)
Die in der erforderlichen Bestätigung enthaltenen personenbezogen Daten

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses sowie der organisatorischen und arbeitsrechtlichen Abwicklung von Pflegefreistellung. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG. Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden, erfolgt dies zusätzlich auf Grundlage des Art 9 Abs 2 lit b DSGVO.

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.9. Bestellung Vorteilscard BR AUP:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen des Allgemeinen Universitätspersonals die Vorteilscard BR AUP bestellen. Mit dieser erhalten die Mitarbeiter:innen Vergünstigungen bei diversen Kooperationspartnern.

Die Datenverarbeitung dient der Vereinfachung, Modernisierung und effizienten Abwicklung der Antragstellung.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen des digitalen Bestell-Prozesses werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Antragsteller:in:

Name
Titel
Institut/Abteilung
E-Mail-Adresse
Telefonnummer
Bestätigung, dass der/die Antragsteller:in: dem Allgemeinen Universitätspersonal angehört

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG.

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.10. Datenverarbeitungen im Bereich Beschäftigung, Einstufung & Entwicklung:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen eine Bewertung ihres Arbeitsplatzes zur Überprüfung der dienstrechtlichen Einstufung beantragen sowie Coachings erfassen.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der Einstufungsbewertung werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Antragsteller:in:

E-Mail-Adresse
Name
Informationen zum Arbeitsplatz (zB Institut/Abteilung, aktuelle Einstufung und angestrebte Einstufung)

Fachvorgesetzte Führungskraft:

E-Mail-Adresse

Leiter:in Organisationseinheit:

E-Mail-Adresse

Ggf zusätzlich zu benachrichtigende Personen (zB Instituts-/Zentrums-/Abteilungs-/Projektleiter:in):

E-Mail-Adresse

Weiters werden insbesondere noch folgende personenbezogene Daten in uniYOU erfasst:

Begründung
Die in den hochgeladenen erforderlichen Dokumenten enthaltenen personenbezogen Daten

Im Rahmen der Erfassung von Coachings werden in uniYOU insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Antragsteller:in: Angabe, ob Mitarbeiter:in oder Führungskraft

Name des Coaches

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung bei der Einstufungsbewertung dient der zeitgemäßen und effizienten Administration des Arbeitsverhältnisses sowie der organisatorischen und arbeitsrechtlichen Abwicklung von Einstufungsbewertungen bzw Höherberwertungen. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG.

Die Datenverarbeitung bei der Erfassung von Coachings dient der effizienten Ausgestaltung dieses Prozesses. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG.

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.11. Datenschutzvorfall melden:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen Datenschutzvorfälle digital melden.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der digitalen Data Breach-Meldung werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Person, die Data Breach meldet:

E-Mail-Adresse
Name
Ggf Telefonnummer

Angaben zum Vorfall:

Datenarten (zB Daten der Universität oder private Daten, Personendaten, Gesundheitsdaten)
Beschreibung des Vorfalls, insbesondere welche Personen vom Vorfall betroffen sind (zB Mitarbeiter:innen der Universität Graz, Proband:innen)

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der effizienten Ausgestaltung der Meldung von Datenschutzvorfällen sowie der Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG sowie Art 6 Abs 1 lit c DSGVO iVm Art 33 und 34 DSGVO.

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden grundsätzlich uni-intern verarbeitet.

4.12. Mietkostenrefundierung (Unicorn):

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen Mietkostenrefundierungen für Veranstaltungen im Unicorn beantragen.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der digitalen Mietkostenrefundierung werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

Daten zum/zur Antragsteller:in: Name, E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit

E-Mail-Adresse sonstiger Kontaktpersonen

Name(n) der Kooperationspartner:innen

Sonstige personenbezogene Daten, die in den Dateianlagen enthalten sind (zB Programmübersichten, Einladungen, Kurzbeschreibung der Veranstaltung)

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der effizienten Ausgestaltung der Mietkostenrefundierung. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG.

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.13. Datenverarbeitungen im Bereich Lehre, Forschung & Publikationen:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen den Ankauf von Literatur (Printausgabe oder E-Books) vorschlagen sowie die Kostenübernahme für die Veröffentlichung eines Open-Access-Artikels beantragen.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der digitalen Literaturbestellung werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

E-Mail-Adresse des Antragstellers/der Antragstellerin

Angaben zur Veröffentlichung (zB Autor/in, sonstige Anmerkungen)

Im Rahmen der Beantragung der Kostenübernahme für die Veröffentlichung eines Open-Access-Artikels werden in uniYOU insbesondere folgende Daten verarbeitet:

E-Mail-Adresse des Antragstellers/der Antragstellerin

Name Autor:in, Zugehörigkeit, ORCID ID

Sonstige Angaben zur Publikation

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der effizienten Ausgestaltung der digitalen Literaturbestellung sowie der Kostenübernahme für die Veröffentlichung eines Open-Access-Artikels. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG.

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.14. Datenverarbeitungen im Bereich Ressourcen & Services:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können Mitarbeiter:innen Wäsche, Papier und eine Kopierkarte bestellen.

In diesem Modul verarbeitete Daten:

Im Rahmen der digitalen Wäsche- und Papierbestellung werden in uniYOU insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Name, Adresse und Telefonnummer der Ansprechperson

Institut/Abteilung

Kostenstelle/Innenauftragsnummer

Im Rahmen der Bestellung der Kopierkarte werden in uniYOU insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet:

Kostenstelle

Name des/der Anweisungsberechtigten

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Datenverarbeitung dient der effizienten Ausgestaltung der digitalen Bestellung im Bereich Ressourcen & Services. Rechtsgrundlage ist Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 2 Z 12 UG.

Speicherdauer:

Die Daten werden in uniYOU für einen Zeitraum von 14 Monaten zu Dokumentations- und Usabilityzwecken gespeichert und anschließend gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.