Datenschutzerklärung uniYOU
Der Universität Graz ist der Schutz personenbezogener Daten ein besonderes Anliegen und wir behandeln alle verarbeiteten personenbezogenen Daten vertraulich und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.
Diese Datenschutzerklärung soll Sie als Nutzer:in von uniYOU gemäß Art 12 und 13 DSGVO über Zweck, Rechtsgrundlage(n) und über Ihre Rechte iZm der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der (technischen) Bereitstellung von uniYOU sowie der in uniYOU stattfindenden Verarbeitungstätigkeiten durch die Universität Graz informieren.
uniYOU ist eine Eigenentwicklung der uniIT und dient der Vereinfachung und Modernisierung administrativer und organisatorischer Prozesse innerhalb der Universität Graz. Das betrifft vor allem Anträge zu administrativen Abläufen.
1. Betroffene Personengruppen:
Authentifizierte Nutzer:innen (= Mitarbeiter:innen der Universität Graz sowie
externe Personen, die im Rahmen von Kooperationen externe Uni Graz-Accounts
erhalten).
Zweck(e) und Datenarten der Datenverarbeitungen:
a) Accountadministration:
Um uniYOU nutzen zu können, ist eine Authentifizierung erforderlich, die über den zentralen universitären Authentifizierungsdienst uniLOGIN erfolgt.
Bestandsdaten, die dafür aus dem zentralen Verzeichnisdienst der Universität Graz an uniYOU übermittelt werden, sind folgende:
Vor- und Nachname
Universitäre Mailadresse
Eindeutiger Benutzername
Für jede(n) authentifizierte(n) Nutzer:in wird in uniYOU ein persönliches Profil angelegt.
In diesem Zusammenhang werden folgende personenbezogene Daten, die wir teilweise direkt von Ihnen zu Beginn Ihrer Uni-Angehörigkeit (= Dienstbeginn) erhalten haben bzw die wir Ihnen teilweise im Rahmen und für die Dauer Ihrer Angehörigkeit an der Universität Graz bereitstellen, verarbeitet:
AD-Identifier (Ad-Gruppen Zugehörigkeit)
UserID
Vorname und Nachname
Universitäre Mailadresse
Titel
Institutszugehörigkeit
WUP/AUP
Vertragsart (Beamte, Vertragsbedienstete, KV)
Dienstvorgesetzte:r
Zuständige:r Referent:in
Antragsbezogene Metadaten: zB Status, Datum, Uhrzeit
Zur Verbesserung der Nutzerfreundlichkeit werden nutzerspezifische Shortcuts bzw definierte Quicklinks zu bevorzugten Services gespeichert. Diese Einstellungen werden einem Nutzerkonto personenbezogen zugeordnet und in der Datenbank gespeichert, um die individuell präferierte Serviceauswahl bei zukünftigen Zugriffen bereitzustellen. Eine darüberhinausgehende Profilbildung oder automatisierte Entscheidungsfindung findet nicht statt.
b) Modul- und applikationsbezogene Daten:
Es werden personenbezogene Daten verarbeitet, die für die jeweiligen Prozesse, Funktionen, Module und integrierten Applikationen innerhalb von uniYOU erforderlich sind. Dabei handelt es sich insbesondere um Daten, die im Rahmen spezifischer Formulare angegeben, aus Quellsystemen übernommen oder innerhalb einzelner Anwendungen dargestellt bzw verarbeitet werden. Die jeweiligen Verarbeitungstätigkeiten finden Sie separat im Punkt „Verarbeitungstätigkeiten“ (siehe Module).
c) Daten- und Systemsicherheit:
Die Verarbeitung Ihrer Verbindungs- und Nutzungsdaten erfolgt, um die Nutzung von uniYOU, die Systemsicherheit und die technische Administration des Dienstes zu gewährleisten:
Verbindungs- und Nutzungsdaten, zB:
Serverseitige Fehlermeldungen
Fehlgeschlagene Anmeldeversuche
Zugriffe auf die Anmelde-URL (IP-Adresse, User Agent)
d) Webapplikations-Analyse (Uni Graz Matomo):
Das Setzen der Webstatistik-Cookies dient der Reichweiten- und Nutzungsmessung, insbesondere um Reports über die aggregierten Webapplikationsaktivitäten (Reichweitenmessung, Abschätzung der Leistung der erforderlichen Server, Analyse der aufgerufenen Inhalte, Erkennung von Navigationsproblemen etc) zusammenzustellen und damit unsere Webapplikation zu verbessern. Folgende Daten werden verarbeitet:
IP-Adresse des anfragenden Rechners
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Daten
Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems
Name Ihres Internet-Zugangs-Providers
Informationen über das Endgerät
Rechtsgrundlage(n) für die Verarbeitungen:
Die Verarbeitung der oben genannten Daten zum Zwecke der Bereitstellung von uniYOU erfolgt einerseits im berechtigten und öffentlichen Interesse zur Wahrnehmung der uns übertragenen Aufgaben im Bereich der Lehre, Forschung und Verwaltung und somit zur Erfüllung des berechtigten und öffentlichen Interesses gemäß Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 3 Z 1 UG durch Bereitstellung eines notwendigen, zweckmäßigen Dienstes. Andererseits auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten Interesses (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) der Universität Graz an der Erfüllung der weiteren Digitalisierung der Verwaltung, der Effizienzsteigerung sowie Datensicherheit und Systemverbesserung sowie der technischen Administration der Netzinfrastruktur.
Matomo:
Matomo ist eine Open-Source-Webanalyseplattform, die an der Universität Graz als selbstgehostete Lösung betrieben wird. Matomo ermöglicht, Informationen über das Verhalten der Websitebesucher:innen zu sammeln, um so Einblicke in das Nutzungsverhalten zu gewinnen und darauf aufbauend die Websitefunktionalität zu verbessern. Die Verarbeitung der Daten iZm Matomo erfolgt dabei insbesondere auf Grund des bestehenden berechtigten und öffentlichen Interesses (Art 6 Abs 1 lit f und e DSGVO iVm §§ 2 und 3 UG) der Universität als öffentliche Einrichtung an der Verbesserung der Webapplikation zur Erfüllung universitärer Aufgaben unter Berücksichtigung der leitenden Grundsätze für die Universitäten bei der Erfüllung ihrer Aufgaben (vgl §§ 2 und 3 UG).
Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung der erzeugten Nutzungsinformationen nicht einverstanden sind, können Sie dieser nachfolgend widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Deaktivierungs-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Deaktivierungs-Cookie gelöscht wird und von Ihnen erneut abgelegt werden muss.
Auf der folgenden Internetseite haben Sie die Möglichkeit, die Datenverarbeitung durch „Matomo“ zu deaktivieren: https://www.uni-graz.at/de/datenschutz
Speicherdauer:
Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Accountadministration verarbeitet werden, werden für die Dauer der Angehörigkeit zur Universität Graz (= Dauer des Dienstverhältnisses) gespeichert und werden danach innerhalb der festgelegten Fristen des Accountbeendigungsverfahrens (ABV) gelöscht. Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Shortcuts verarbeitet werden, werden ebenfalls für die Dauer des Dienstverhältnisses gespeichert bzw solange, bis der Shortcut durch den/die Nutzer:in entfernt wird.
Verbindungs- und Nutzungsdaten zur Daten- und Systemsicherheit werden von der Universität Graz längstens 3 Monate gespeichert.
Die Speicherdauer für die Anträge (inklusive aller Daten und Anhänge) in uniYOU beträgt ab Prozessende (vollständiger Verarbeitung) grundsätzlich 14 Monate. Sofern dies aufgrund der Besonderheiten einzelner Prozesse erforderlich ist, kann die Speicherdauer im Einzelfall länger sein (zB bei Literaturbestellungen, deren Bearbeitung über einen längeren Zeitraum erfolgt).
Übermittlung:
Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Bereitstellung von uniYOU werden ausschließlich uni-intern verarbeitet, außer es wird in Folge Abweichendes dargestellt.
2. Ihre Rechte:
Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verfügen Sie jederzeit über die folgenden Rechte, welche bei der Universität Graz als Verantwortlichen, Mailadresse: rektorsbuero(at)uni-graz.at geltend gemacht werden können:
Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art 15 DSGVO),
Recht auf Berichtigung (Art 16 DSGVO) oder Löschung (Art 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art 18 DSGVO),
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO),
Recht auf Widerspruch (Art 21 DSGVO),
Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art 7 Abs 3 DSGVO), wodurch die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht den datenschutzrechtlichen Vorgaben entspricht, steht Ihnen das Recht zu, sich bei der Österreichischen Datenschutzbehörde (Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, dsb@dsb.gv.at), zu beschweren.
3. Unsere Kontaktdaten:
Unsere Kontaktdaten lauten: Universität Graz, Universitätsplatz 3, 8010 Graz, Mail: rektorsbuero(at)uni-graz.at
Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter: dsba(at)uni-graz.at
Allgemeine Datenschutzanfragen richten Sie bitte an: datenschutz(at)uni-graz.at
4. Verarbeitungstätigkeiten – Einzelne Module:
Details dazu finden Sie als Mitarbeiter:in in uniYOU.