Datenschutzerklärung uniYOU

Der Universität Graz ist der Schutz personenbezogener Daten ein besonderes Anliegen und wir behandeln alle verarbeiteten personenbezogenen Daten vertraulich und unter Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen.

Diese Datenschutzerklärung soll Sie als Nutzer:in von uniYOU gemäß Art 12 und 13 DSGVO über Zweck, Rechtsgrundlage(n) und über Ihre Rechte iZm der Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der (technischen) Bereitstellung von uniYOU durch die Universität Graz informieren.

uniYOU ist eine Eigenentwicklung der uniIT und dient der Vereinfachung und Modernisierung administrativer und organisatorischer Prozesse innerhalb der Universität Graz. Das betrifft vor allem Anträge zu administrativen Abläufen.

1. Betroffene Personengruppen:

Authentifizierte Nutzer:innen (= Mitarbeiter:innen der Universität Graz sowie
externe Personen, die im Rahmen von Kooperationen externe Uni Graz-Accounts
erhalten).

Zweck(e) und Datenarten der Datenverarbeitungen:

a) Accountadministration:

Um uniYOU nutzen zu können, ist eine Authentifizierung erforderlich, die über den zentralen universitären Authentifizierungsdienst uniLOGIN erfolgt.

Bestandsdaten, die dafür aus dem zentralen Verzeichnisdienst der Universität Graz an uniYOU übermittelt werden, sind folgende:

Vor- und Nachname
Universitäre Mailadresse
Eindeutiger Benutzername

Für jede(n) authentifizierte(n) Nutzer:in wird in uniYOU ein persönliches Profil angelegt.

In diesem Zusammenhang werden folgende personenbezogene Daten, die wir teilweise direkt von Ihnen zu Beginn Ihrer Uni-Angehörigkeit (= Dienstbeginn) erhalten haben bzw die wir Ihnen teilweise im Rahmen und für die Dauer Ihrer Angehörigkeit an der Universität Graz bereitstellen, verarbeitet:

AD-Identifier (Ad-Gruppen Zugehörigkeit)
- UserID
- Vorname und Nachname
- Universitäre Mailadresse
- Titel
- Institutszugehörigkeit
- WUP/AUP
- Vertragsart (Beamte, Vertragsbedienstete, KV)
- Dienstvorgesetzte:r
- Zuständige:r Referent:in
- Antragsbezogene Metadaten: zB Status, Datum, Uhrzeit

b) Antragsbezogene Daten:

Es werden antragsbezogene Daten für die jeweiligen individuellen Prozesse verarbeitet. Dabei handelt es sich um Daten, die im spezifischen Formular angegeben werden müssen. Diese Verarbeitungstätigkeiten finden Sie separat im Punkt „Verarbeitungstätigkeiten“ (siehe Module).

c) Daten- und Systemsicherheit:

Die Verarbeitung Ihrer Verbindungs- und Nutzungsdaten erfolgt, um die Nutzung von uniYOU, die Systemsicherheit und die technische Administration des Dienstes zu gewährleisten:

Verbindungs- und Nutzungsdaten, zB:
- Serverseitige Fehlermeldungen
- Fehlgeschlagene Anmeldeversuche
- Zugriffe auf die Anmelde-URL (IP-Adresse, User Agent)

d) Webapplikations-Analyse (Uni Graz Matomo):

Das Setzen der Webstatistik-Cookies dient der Reichweiten- und Nutzungsmessung, insbesondere um Reports über die aggregierten Webapplikationsaktivitäten (Reichweitenmessung, Abschätzung der Leistung der erforderlichen Server, Analyse der aufgerufenen Inhalte, Erkennung von Navigationsproblemen etc) zusammenzustellen und damit unsere Webapplikation zu verbessern. Folgende Daten werden verarbeitet:

IP-Adresse des anfragenden Rechners
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Daten
Meldung, ob der Abruf erfolgreich war
Erkennungsdaten des verwendeten Browser- und Betriebssystems
Name Ihres Internet-Zugangs-Providers
Informationen über das Endgerät

Rechtsgrundlage(n) für die Verarbeitungen:

Die Verarbeitung der oben genannten Daten zum Zwecke der Bereitstellung von uniYOU erfolgt einerseits im berechtigten und öffentlichen Interesse zur Wahrnehmung der uns übertragenen Aufgaben im Bereich der Lehre, Forschung und Verwaltung und somit zur Erfüllung des berechtigten und öffentlichen Interesses gemäß Art 6 Abs 1 lit f bzw e DSGVO iVm § 3 Z 1 UG durch Bereitstellung eines notwendigen, zweckmäßigen Dienstes. Andererseits auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten Interesses (Art 6 Abs 1 lit f DSGVO) der Universität Graz an der Erfüllung der weiteren Digitalisierung der Verwaltung, der Effizienzsteigerung sowie Datensicherheit und Systemverbesserung sowie der technischen Administration der Netzinfrastruktur.

Matomo:

Matomo ist eine Open-Source-Webanalyseplattform, die an der Universität Graz als selbstgehostete Lösung betrieben wird. Matomo ermöglicht, Informationen über das Verhalten der Websitebesucher:innen zu sammeln, um so Einblicke in das Nutzungsverhalten zu gewinnen und darauf aufbauend die Websitefunktionalität zu verbessern. Die Verarbeitung der Daten iZm Matomo erfolgt dabei insbesondere auf Grund des bestehenden berechtigten und öffentlichen Interesses (Art 6 Abs 1 lit f und e DSGVO iVm §§ 2 und 3 UG) der Universität als öffentliche Einrichtung an der Verbesserung der Webapplikation zur Erfüllung universitärer Aufgaben unter Berücksichtigung der leitenden Grundsätze für die Universitäten bei der Erfüllung ihrer Aufgaben (vgl §§ 2 und 3 UG).

Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung der erzeugten Nutzungsinformationen nicht einverstanden sind, können Sie dieser nachfolgend widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Deaktivierungs-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt. Achtung: Wenn Sie Ihre Cookies löschen, so hat dies zur Folge, dass auch das Deaktivierungs-Cookie gelöscht wird und von Ihnen erneut abgelegt werden muss.

Auf der folgenden Internetseite haben Sie die Möglichkeit, die Datenverarbeitung durch „Matomo“ zu deaktivieren: https://www.uni-graz.at/de/datenschutz

Speicherdauer:

Personenbezogene Daten, die im Rahmen der Accountadministration verarbeitet werden, werden für die Dauer der Angehörigkeit zur Universität Graz (= Dauer des Dienstverhältnisses) gespeichert und werden danach innerhalb der festgelegten Fristen des Accountbeendigungsverfahrens (ABV) gelöscht.

Verbindungs- und Nutzungsdaten zur Daten- und Systemsicherheit werden von der Universität Graz längstens 3 Monate gespeichert.

Die Speicherdauer für die Anträge (inklusive aller Daten und Anhänge) in uniYOU beträgt ab Prozessende (vollständiger Verarbeitung) 14 Monate.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der Bereitstellung von uniYOU werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

2. Ihre Rechte:

Im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verfügen Sie jederzeit über die folgenden Rechte, welche bei der Universität Graz als Verantwortlichen, Mailadresse: rektorsbuero(at)uni-graz.at geltend gemacht werden können:

Recht auf Auskunft über die betreffenden personenbezogenen Daten (Art 15 DSGVO),
Recht auf Berichtigung (Art 16 DSGVO) oder Löschung (Art 17 DSGVO) oder auf Einschränkung der Verarbeitung (Art 18 DSGVO),
Recht auf Datenübertragbarkeit (Art 20 DSGVO),
Recht auf Widerspruch (Art 21 DSGVO),
Recht auf Widerruf der Einwilligung (Art 7 Abs 3 DSGVO), wodurch die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird.

Darüber hinaus besteht das

Recht auf Beschwerde (Art 77 DSGVO), welches bei einer Aufsichtsbehörde, in Österreich ist dies die österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40-42, 1030 Wien, Telefon: +43 1 52 152-0, E-Mail: dsb(at)dsb.gv.at, einzubringen wäre.

3. Unsere Kontaktdaten:

Unsere Kontaktdaten lauten: Universität Graz, Universitätsplatz 3, 8010 Graz, Mail: rektorsbuero(at)uni-graz.at

Unsere Datenschutzbeauftragte erreichen Sie unter: dsba(at)uni-graz.at

Allgemeine Datenschutzanfragen richten Sie bitte an: datenschutz(at)uni-graz.at

4 Verarbeitungstätigkeiten – Einzelne Module:

4. 1. Multifaktor-Authentifizierung (MFA)-Reset im Selfservice:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

MFA-Reset wird über uniYOU im Selfservice angeboten, um eine ehemals eingerichtete Multi-Faktor-Authentifizierung von einem Gerät (zB Smartphone) zu löschen, um zB ein anderes Gerät oder eine andere Authentifizierung-Software installieren zu können. Darüber hinaus erfolgen keine Verarbeitungen.

In diesem Modul zusätzlich verarbeitete Daten:

Registrierte Geräte oder Authentifikations-Apps
- Datum der MFA-Einrichtung
- Datum und Uhrzeit des Resets

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Verarbeitung der oben genannten Daten erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses (Art 6 Abs 1 lit f bzw lit e DSGVO iVm § 3 UG) der Universität Graz an der Bereitstellung eines notwendigen, zweckmäßigen Dienstes und an der Erfüllung der Datensicherheit und Systemverbesserung.

Speicherdauer:

Die Daten werden für die Dauer der Angehörigkeit zur Universität Graz gespeichert und werden danach innerhalb der festgelegten Fristen des Accountbeendigungsverfahrens (ABV) gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet.

4.2. DeepL Pro:

Beschreibung, Umfang und Zweck der Datenverarbeitung:

In uniYOU können authentifizierte Nutzer:innen den Deepl Übersetzungsdienst nutzen. Dabei kann der Text direkt in das Eingabefeld eingegeben werden oder die Datei PDF, Word (.docx), PowerPoint (.pptx) wird in das Eingabefeld hereingezogen. Der Text wird dabei in die jeweils gewählte Sprache übersetzt.

Dafür wird der zu übersetzende Text oder die gesamte Datei an DeepL übermittelt, wobei hier das DeepL Pro-Abo genutzt wird und somit die eingereichten Texte oder Dokumente nicht für die Verbesserung der Qualität des Übersetzers genutzt werden. Die von Ihnen eingereichten Texte oder Dokumente werden nicht dauerhaft gespeichert und nur vorübergehend vorgehalten, soweit dies für die Erstellung und Übertragung der Übersetzungen oder Verbesserungen notwendig ist.

Nach vollständiger Erbringung der Leistung werden sowohl die eingereichten Texte oder Dokumente als auch deren Übersetzungen oder Verbesserungen gelöscht.

Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Verwendung von DeepL Pro finden Sie unter https://www.deepl.com/de/privacy.

In diesem Modul zusätzlich verarbeitete Daten: Bei der Nutzung von DeepL Pro werden insbesondere folgende Daten für jeden Übersetzungsvorgang verarbeitet (siehe dazu näher unter https://www.deepl.com/de/privacy):

Eingabedaten: Die von der Nutzer:in zur Übersetzung eingegebenen Texte oder hochgeladenen Dokumente
Metadaten: Informationen wie Spracheinstellungen, gewähltes Sprachpaar für die Übersetzung, Zeitpunkt der Anfrage, Dateiformate, Schätzungen des Zeitaufwands für die Übersetzung

Rechtsgrundlage(n) der Datenverarbeitung:

Die Verarbeitung der Daten erfolgt auf Grund des bestehenden überwiegenden berechtigten und öffentlichen Interesses (Art 6 Abs 1 lit f bzw lit e DSGVO iVm § 3 UG) der Universität Graz an der Bereitstellung des Dienstes und an der Erfüllung der Datensicherheit und Systemverbesserung.

Speicherdauer:

DeepL speichert die übermittelten Texte nicht dauerhaft. Nach Abschluss der Übersetzung werden die Daten unmittelbar gelöscht.

Übermittlung:

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich uni-intern verarbeitet. Die Schnittstelle zu DeepL erfolgt mittels API.