Die uniIT als Enabler von Digitalisierung

Über 50 digitale Workflows wurden in SharePoint für unterschiedliche Einheiten abgebildet (z.B. Literaturbestellung Printausgabe, Ernährungsberatung, Kostenbeitrag Antragsformular Forschungsmanagement, Anmeldung Fitnesscheck, Bekanntgabe von Prüfungen, Buchbedarf, Zeitschriftenanforderungen, Publikationszuschuss Print/OA …)

Mit der Individualisierung des Intranets durch anpassbare Elemente können MitarbeiterInnen ihre Startseite selbst gestalten, aus unterschiedlichen Webparts wählen, eigene Quicklinks fixieren, Farben setzen sowie Größen und Positionen verändern.

Mittels Eingabe in einem Formular wird automatisch die gesamte Ordner- und Berechtigungsstruktur für ein Habilitationsverfahren erstellt.

Ein Video Content Management System zur Aufzeichnung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Video- und Audio-Dateien wird für die Lehre bereitgestellt. Damit ist es möglich, Lehrveranstaltungen nicht nur aufzuzeichnen, sondern auch nachzubearbeiten und mit verschiedenen Berechtigungsstufen freizugeben.

Der Nachweis über gesetzlich vorgegebene Schulungen der MitarbeiterInnen (Datenschutz, Sicherheitsunterweisungen) wird automatisiert abgebildet.

Studierende mit erfüllten Kriterien melden sich digital für Praktikumsstellen der SOWI-Fakultät an. ProfessorInnen und SachbearbeiterInnen der REWI-Fakultät erhalten gefilterte Ansichten inkl. Anerkennungslisten und Voraussetzungslisten für das Praktikum und können gezielt Praktikumsstellen mit geeigneten Personen besetzen.

Eine Anwendung zur Generierung von standardisierten Plakaten und Foldern im Corporate Design wird entwickelt. Im Selfservice können MitarbeiterInnen der Universität Graz sehr schnell und einfach vordefinierte und online bereitgestellte Plakate und Folder mit eigenen Inhalten befüllen.

MitarbeiterInnen nutzen den Abwesenheitskalender, um Dienstreisen, Außendienste, Zeitausgleiche u.a. zu beantragen. Der Abwesenheitskalender kann je nach Wunsch der Einheit mit Genehmigungsworkflow hinterlegt werden oder nur als Information dienen.

Damit die Lehrveranstaltungs-Anmeldungen nicht gleichzeitig stattfinden, wurde ein Zeitplan entwickelt. Dieser kann in Webseiten eingebunden werden.

Der Zutritt zu Räumen bzw. Gebäudeteilen über Smartphone und eine App wird Realität (möglich auch mit Karte). Erste Bereiche wurden umgestellt.

Teilergebnisse (Noten und Punkte) können in Moodle personenbezogen bekannt gemacht werden, sodass sie nur von der jeweiligen Studierenden/vom jeweiligen Studierenden eingesehen werden können. Der Datenschutz ist gewährleistet.

Studierende überprüfen vor der Einreichung eines Bachelorthemas, ob dieses bereits in der Liste des Südost-Verbunds der Universitäten aufscheint. Damit werden Duplikate bzw. Plagiate vermieden. Nach der Einreichung wird das Thema dem Südost-Verbund bekannt gemacht.

ProfessorInnen können Sprechstunden zur Selbstauswahl für Studierende zur Verfügung stellen. Studierende tragen sich selbst ein, ohne jedoch Termine und Daten anderer Studierender sehen zu können. Der Datenschutz ist gewährleistet.

Für die Nummernausgabe und automatisierte Schalteraufteilung während der Inskriptionsphase, und die damit verbundene Zeitersparnis bei Studierenden, wird eine Schnittstelle zu Termin-Vereinbarungen mit Daten aus der Studienvoranmeldung bereitgestellt.

MitarbeiterInnen können im Intranet digital Visitenkarten der Universität Graz mit individuellen Optionen und Inhalten beantragen.

Studierende orientieren sich an großen Monitoren (meist in Eingangsbereichen von Gebäuden) über die aktuellen Lehrveranstaltungen im Gebäude. Digitale Türschilder zeigen laufende Veranstaltungen an. Das Leitsystem wurde als Pilot umgesetzt und wird langsam erweitert.

Studierende zahlen Studienbeitrag und ÖH-Beitrag online ein (Wirecard, VISA etc.) und können sich daraufhin sofort zu Lehrver-anstaltungen anmelden.

Studierende melden sich digital für Praktikumsstellen der REWI-Fakultät an. ProfessorInnen und SachbearbeiterInnen der REWI-Fakultät erhalten gefilterte Ansichten inkl. Anerkennungslisten und Voraussetzungslisten für das Praktikum und können gezielt Praktikumsstellen mit geeigneten Personen besetzen.

Nicht alle Studien bedürfen einer Voranmeldung. Die Studien- und Prüfungsabteilung erhält eine Übersicht relevanter Studien und kann entsprechende Aufnahmekriterien vorschreiben.

Dekanate scannen alle verwahrungspflichtigen, offiziellen Unterlagen und Dokumente von Studierenden ein und legen sie digital in einem zentralen Studierendenakt ab. Benötigte Unterlagen können sehr effizient und schnell von berechtigten Personen eingesehen werden.

MitarbeiterInnen scannen auf den Multifunktionsgeräten mit Lizenz Dokumente ein, die automatisiert in einer vordefinierten SharePoint-Bibliothek abgelegt werden.

Über die Webseite kann man öffentlich ExpertInnen der Universität Graz zu entsprechenden Schwerpunktthemen einsehen, nach Namen oder Stichwörtern suchen und nach Fachbereichen filtern.

MitarbeiterInnen können aus einer Bündelung von Aktivitäten und Angeboten von verschiedenen Bereichen, entsprechende Interessensgebiete heraussuchen und erfahren, welche Vergünstigungen und Möglichkeiten sie erhalten.

ForscherInnen bzw. alle MitarbeiterInnen der Universität Graz haben die Möglichkeit, sich die das Forschungsmagazin UNIZEIT digital zustellen zu lassen.

Erste Besprechungsräume wurden digital ausgestattet. Dazu gehören Themen wie drahtlose Zuspielung, interaktive Ports, Videokonferenzen etc.

Skype for Business ist sicher das größte Digitalisierungsprojekt der Universität Graz der letzten Jahre. Die in die Jahre gekommene analoge Telefonanlage wird durch ein modernes Kommunikationssystem ersetzt, das wesentlich mehr kann als nur telefonieren:

• Konferenzschaltungen
• Videokonferenzen
• Chat
• Mobile Erreichbarkeit
• Abwesenheitsstatus
• Integration von Applikationen
• Integrierte Nebenstellen
• …

Studierende und MitarbeiterInnen bewerben sich über eine Plattform für Auslandssemester oder Austauschprogramme. Die Abwicklung dieser Bewerbungen erfolgt digital. Bis 2021 werden über 60 unterschiedliche Austauschprogramme mit ganz unterschiedlichen Abläufen abgebildet.

Studierende stellen einen digitalen Antrag auf Erlass bzw. Rückzahlung des Studienbeitrags.

Dieses Modul wird in andere Applikationen integriert. Es hat definierte Schnittstellen zur Buchhaltung und zu diversen Bezahlprovidern und ermöglicht dadurch in etlichen Tools eine einfache Einbindung von Shops (z.B. Studien-gebühren online bezahlen) ​

WissenschafterInnen gestalten sich ihren eigenen Webauftritt im Corporate Design der Universität Graz und präsentieren damit Inhalte im Rahmen Ihrer Tätigkeiten und  Aufgaben an der Universität Graz.

VeranstalterInnen von kostenpflichtigen und kostenfreien Veranstaltungen nutzen ESRA, um Veranstaltungen im Web zu präsentieren und die Verwaltung über dieses Tool abzuwickeln, wie z.B. Anmeldungen, Bezahlung, Kommunikation, Abmeldungen…).

Anerkennungsbescheide werden an der GEWI-Fakultät mittels digitaler Handy-Signatur unterzeichnet.

Bescheide zur Zulassung zu Studien werden digital signiert und Studierenden über digitale Zustellungswege oder falls kein digitales Postfach vorhanden ist per Post (RSA/RSB) zugestellt.

Die Studien der Universität Graz werden sehr übersichtlich mit Beschreibung in einem Webportal dargestellt und können nach Auswahlkriterien gefiltert und sortiert werden. Damit wird die Studienauswahl erleichtert.

https://studien.uni-graz.at/de/ordentliche-studien/uebersicht/

Studierende nutzen die offizielle App der Universität Graz zum Einsehen von Prüfungsergebnissen, Terminplanung, Lehrveranstaltungskalender mit zusätzlichen Funktionen wie Moodle Direktzugriff, Webmail Direktzugriff, Authentifizierung für Drucker, QR-Code-Reader der Universität Graz, Suchportal, News, Events, Jobs etc.

Inhalte zu verschiedenen Bereichen wie #studieren, #lehren, #forschen etc. werden von der Web-Redaktion von Presse und Kommunikation als Blogeintrag auf der Webseite veröffentlicht. Zu jedem Beitrag können Kommentare über ein Formular übermittelt werden, die redaktionell von Presse und Kommunikation betreut werden.

WissenschaftlerInnen nutzen OJS für die Einreichung, Begutachtung sowie Veröffentlichung von Publikationen. Diese Art der Publikation wird vor allem im Bereich der Open-Access-Zeitschrift eingesetzt. OJS wird auf der virtuellen Serverinfrastruktur der Uni Graz gehostet.

Über die vom SAP-Team entwickelte eBeschaffung gelangen Bestellungen in das Ticketsystem der uniIT, wo Abläufe wie die Vergabe der SYS-ID (Registrierungsnummer) und IP-Adresse sowie die Bestellung beim Lieferanten bis hin zur Auslieferung und Aufnahme ins Assetmanagement automatisiert ablaufen und für MitarbeiterInnen transparent dargestellt werden.

Die persönliche Wissensbilanz wurde komplett erneuert. Sie wird mit Daten aus dem Forschungsportal befüllt und liefert WissenschafterInnen persönliche Kennzahlen, wie z.B. wieviel Lehrveranstaltungen gehalten wurden.

Generische Exporte in UNIGRAZonline ermöglichen es Fachabteilungen lokal bereitgestellte Auswertungen, Statistiken und Datenexporte schnell, flexibel und einheitlich im Selfservice abzurufen.

Wenn Studierende Studien umstellen, dann erfolgt die Umstellung auf neue Studienpläne, SKZ- Wechsel oder Datumskorrektur für weiter gemeldete Studierende automatisiert.

Lehrveranstaltungskosten für „PädagogInnenbildung Neu“ werden berechnet.

Das Mittagsmenü ist eine der beliebtesten bzw. meist besuchtesten Applikationen. Studierende und MitarbeiterInnen lassen sich über unterschiedliche Medien (App, Web, Intranet) die von den Betrieben wöchentlich eingepflegten Mittagsmenüs anzeigen und können z.B. die Ernährungsweise dabei auswählen.

Studierende reichen Abschlussarbeiten digital ein. Diese durchlaufen automatisiert einen Workflow zur Plagiatsprüfung, Archivierung und Veröffentlichung an der Universitätsbibliothek.

Die Studien und Prüfungsabteilung verwaltete in einer Plattform Lehrende und Doktorats-Studierende und liefert notwendige Kennzahlen an das Ministerium.

Studierende können über eine Suche englischsprachige Lehrveranstaltungen finden.

Studierende, aber auch beliebige andere Personen erhalten mit dem interaktiven Campusplan einen Orientierungs-Überblick der Gebäude, Adressen, Räume und Points of Interrests an der Universität Graz. Die Applikation basiert auf Google Maps.

https://campusplan.uni-graz.at/

Im Forschungsportal der Universität Graz werden sämtliche forschungsrelevanten Leistungen der Universität gebündelt und erstmals standardisiert in einem gemeinsamen Layout öffentlich präsentiert.

Ca. 5000 StudienwerberInnen absolvieren jährlich digitale Zulassungsprüfungen, deren Ergebnisse automatisiert ausgewertet werden.

StudienbewerberInnen registrieren sich für ein oder mehrere Studien und nehmen daraufhin an einem Aufnahmeverfahren teil.

Prüfungsergebnisse der Zulassungsprüfung und Daten für die Vorerfassung werden automatisch der Studien und Prüfungsabteilung zur Verfügung gestellt.